Email oder Brief?
Email, ob geschäftlich oder privat richtig zu schreiben, bzw. den angemessenen Ton zu treffen, ist gar nicht so einfach.
Außerdem gibt es Situationen, in denen immer noch der postalische schriftliche Brief das Mittel der Wahl ist.
In den letzten Jahren ist die Email zu einem beliebten Kommuniktionsmittel geworden.
Die Mail hat den postalischen Briefverkehr weitgehend verdrängt. Sei es privat oder geschäftlich, die Mail ist schneller, einfacher und preiswerter als ein Brief, der mit der Post geschickt wird.
Und doch gibt es einen sogenannten Email-Knigge mit einigen Regeln, die insbesondere bei der Emailkommunikation im Geschäftleben zu beachten sind.
Auch im privaten Bereich gibt es Situationen, in denen ein Brief an gemessener ist. Grußkarten wie zu Weihnachten und Ostern sowie Geburtstagswünsche sind in Papier-und Kartenform schöner, lebendiger und vielseitiger. Und wer freut sich nicht über einen handgeschriebenen Brief im Postkasten. Nicht jeder hat einen Drucker zum Ausdrucken der e-Mailpost. Desweiteren gibt es Themen, die sich per Mail schlecht vermitteln lassen, wie zum Beispiel eine bestimmte Art von Humor.
Bei Kondolenzschreiben sollte man in jedem Fall die schriftliche Form des Briefes oder der Trauerkarte vorziehen mit einigen persönlichen angemessenen handgeschriebenen Worten.
Bei Geschäftspost, die per Email verschickt wird, auf einen sachlichen, kurzen und verständlichen Betreff achten. Ebenso eine höfliche angemessene Anrede und eine entsprechende Grussformel zum Schluß wählen. Zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Müller“-„mit freundlichen Grüßen“-oder „freundliche Grüße“. Für Geschäftsbriefe ist ein „liebe Grüße“ unpassend.
Ebenso ist das legäre „Hallo“ ist nicht in allen Fällen der geschäftlichen Briefkontakte angebracht. Bei häufigen Geschäftskontakten mit den betreffenden Personen kann das „Hallo“ in Verbindung mit dem Namen gebraucht werden. Zum Beispiel, „Hallo Herr Müller“.
Die richtige Schreibweise der Anschrift und der Namen der Geschäftspartner sollten selbstverständlich sein. Der Brieftext der Email an sich sollte in einer weitgehend fehlerfreien Grammatik und Interpunktion erfolgen. Icons wie Smiley und ähnliches hat in Geschäftsbriefen nichts zu suchen.
Den Text gut strukturiert, mit entsprechenden Absätzen und nach Gebiet sortiert schreiben. Für mehrere unterschiedliche Themen jeweils eine eigene Mail schreiben. Keine Internet-Abkürzungen wie „lol“ oder eine verstümmelte Sprache nehmen.
Wichtige Sachverhalte und Termine können farblich oder kursiv oder fett hervorgehoben werden.
Bei Erstkontakten, in Vertrauensangelegenheiten, schwierigen oder in ganz offiziellen Fällen gegebenenfalls den schriftlichen Papierbrief per Post wählen.
Kündigungen, Abmahnungen, Zeugnisse sollten immer auf Firmen-Briefpapier geschrieben und per Breifpost verschickt werden. Ganz tabu sind unsachliche Kritik oder Beleidigungen. Dies gilt für den Postbrief genauso wie für eine Mail. Sachliche Kritik sollte verbal direkt dem Betreffenden gegenüber geäußert werden. Nur so hat die Person, die die Kritk betrifft, die Möglichkeit, etwas zu dem Vorgang zu sagen und sich zu äußern.
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